Pöytäkirja verkkokokouksesta syntyy kolmessa vaiheessa: nauhoita kokous, litteroi tallenne ja poimi siitä päätökset ja tehtävät. Teams ja Google Meet voivat litteroida itse, jos tilauksesi ja organisaatiosi IT sen sallivat, ja Zoom voi sekin, mutta vain maksullisella tilillä ja pilvitallennuksella (tilanne lokakuussa 2026). Tarkista aina tuettujen kielten luettelosta, onko suomi mukana. Jos ei ole, tai jos haluat tekstin, jossa puhujat on eroteltu, lataa tallenne Transkriptioon. Tässä käydään työkalu kerrallaan läpi, mistä tallenteen löydät ja mitä sillä teet.

Ennen kuin nauhoitat

Kerro osallistujille kokouksen alussa, että nauhoitat ja mihin tallennetta tarvitset. Suomessa on pääsääntöisesti sallittua nauhoittaa keskustelu, jossa itse olet osallisena, mutta tallenteen jakaminen eteenpäin on eri asia, ja muiden keskustelun salaa nauhoittaminen on rikos. Zoom, Teams ja Meet näyttävät aloitettaessa ilmoituksen, mutta ne eivät korvaa kysymistä. Yrityksessä kannattaa vilkaista myös sisäisiä ohjeita.

Zoom

Tallennus tietokoneelle onnistuu jokaisella Zoom-tilillä, myös ilmaisella (Zoomin ohje).

  1. Napsauta kokouksen aikana ikkunan alareunasta Tallenna (englanninkielisessä käyttöliittymässä ”Record”). Jos tililläsi on pilvitallennus käytössä, valitse tallennus tälle tietokoneelle.
  2. Kokouksen jälkeen Zoom muuntaa tallenteen, mikä voi kestää hetken.
  3. Tiedostot ovat oletuksena Asiakirjat-kansion ”Zoom”-kansiossa.

Sieltä löydät MP4-videon ja M4A-äänitiedoston. Litterointiin riittää M4A: ääni on sama, mutta tiedosto on paljon pienempi, joten se latautuu nopeammin.

Maksullisella tilillä voit tallentaa myös pilveen. Silloin Zoom tarjoaa äänen litteroinnin. Edellytyksenä on Pro-, Business-, Education- tai Enterprise-tili, jossa pilvitallennus ja äänen litterointi on otettu käyttöön, ja kielen on oltava tuettujen joukossa (Zoomin ohje).

Microsoft Teams

Teams-kokouksen tallentamiseen tarvitset sopivan työ- tai koululisenssin, ja organisaatiosi IT-ylläpidon on sallittava tallennus. Vieraat ja toisen organisaation jäsenet eivät voi aloittaa sitä (Microsoft).

  1. Valitse kokouksen hallintapainikkeista Lisää toimintoja ja sitten tallennuksen ja litteroinnin aloittaminen.
  2. Valitse puhuttu kieli (suomi) ja mitä tallennetaan; pelkkä ääni on mahdollinen, jos ääni riittää sinulle.
  3. Vahvista valinta.
  4. Kokouksen jälkeen tallenne ilmestyy kokouksen keskusteluun. Se sijaitsee järjestäjän OneDrivessä.
  5. Oletuksena vain järjestäjä ja apujärjestäjät voivat ladata sen. Jos et ole kumpikaan, pyydä tiedosto heiltä.

Tallenteet voivat vanhentua ylläpidon määräämän ajan jälkeen, joten tallenna tarvitsemasi ajoissa.

Tallennuksen mukana käynnistyy myös Teamsin litterointi. Tuettujen kielten luettelon näet Microsoftin ohjeesta (Microsoft). Järjestäjä ja apujärjestäjät saavat litteroinnin yleensä .docx- tai .vtt-tiedostona. Jos se toimii sinulla, et ehkä tarvitse muuta työkalua.

Google Meet

Kaikki tilit eivät voi tallentaa: tarvitset sopivan Google Workspace -paketin (esimerkiksi Business Standard, Business Plus tai Enterprise) tai Google One -tilauksen, jossa on vähintään 2 Tt, ja ylläpidon on otettava toiminto käyttöön. Ilmaisella Gmail-tilillä se ei onnistu (Googlen ohje).

  1. Napsauta tietokoneella kokouksen aikana oikealta alakulmasta kokouksen työkalut ja valitse tallennus.
  2. Aloita videon tallennus ja vahvista avautuvassa ikkunassa.
  3. Tallenne tallentuu järjestäjän Google Driveen ”Google Meet” -kansioon, jossa on alikansio jokaiselle kokoukselle. Järjestäjä ja tallennuksen aloittanut saavat linkin sähköpostiin, ja se on myös kalenterimerkinnässä.
  4. Lataa video Drivesta.

Meetillä on myös oma litterointinsa (kokouksen työkaluista litteroinnin aloitus). Se on käytettävissä vain tietyissä Workspace-paketeissa, ja tuetut kielet näet ohjeesta (Googlen ohje).

Kokous huoneessa

Paikan päällä pidettävässä tai hybridikokouksessa laita puhelin pöydän keskelle ihmisten väliin ja nauhoita Äänimuistiot-sovelluksella tai millä tahansa nauhurilla. iPhonen tapa on kuvattu artikkelissa Äänimuistio tekstiksi.

Litterointi

  1. Avaa transkriptio.fi ja lataa tiedosto: Zoomin M4A tai Teamsin tai Meetin video. Kaksituntisen kokouksen lataat kerralla; selain jakaa sen itse osiin.
  2. Teksti ilmestyy puhujat eroteltuina: Puhuja 1, Puhuja 2 ja niin edelleen. Sivu ei tunne nimiä, ne vaihdat itse.
  3. Kopioi vie tekstin puhujamerkintöineen leikepöydälle, Lataa tarjoaa .txt-tiedoston. Eteenpäin annettavalle kokoukselle (esimerkiksi webinaarille) saat myös tekstitykset .srt- tai .vtt-muodossa.

Ilman tiliä litteroidaan vain ensimmäiset 30 minuuttia, joten tunnin kokous katkeaa puolivälissä. Koko kokousta varten kirjaudu Googlella tai Applella. Tammikuuhun 2027 asti Pro on kaikille ilmainen, litterointia 10 tuntia kuukaudessa ja ilman korttia (Hinnat).

Reaaliaikaista litterointia ei ole, eikä kokoukseen liity bottia: Transkriptio käsittelee tallenteen vasta kokouksen jälkeen.

Litteroinnista pöytäkirjaksi

Omissa muistiinpanoissa voit tuoda tallenteen suoraan muistiinpanoon (muistiinpanon valikosta ”Tuo tallenne”), ja litterointi ilmestyy sinne. Avaa sitten ”Kysy tekoälyltä”: pikakomennoissa on ”Tee yhteenveto” ja ”Tehtävät ja sovitut asiat”, ja voit kirjoittaa myös oman ohjeen. Esimerkiksi:

Tämä on kokouksen litterointi. Puhuja 1 on Aino Virtanen, puhuja 2 on Mikko Laine. Kirjoita pöytäkirja, jossa on: osallistujat, käsitellyt asiat muutamalla rivillä, päätökset, tehtävät (kuka, mitä, mihin mennessä), avoimet kohdat. Kirjaa vain se, mitä sanottiin; jos jokin on epäselvää, merkitse se kysymysmerkillä.

Tekoäly näyttää ensin uuden version, muutokset korostettuina. Sen jälkeen päätät, korvaatko muistiinpanon, luotko uuden muistiinpanon vai liitätkö yhteenvedon loppuun. Vastausta varten muistiinpano ja sen litteroinnit lähetetään Google Geminille.

Tarkista tulos aina litterointia vasten. Tekoäly voi sekoittaa, kuka lupasi mitä, ja luvut ja määräajat kannattaa lukea tekstistä. Ennen kuin viet luottamuksellisen kokouksen tekoälytyökaluun, selvitä myös, mitä yrityksesi sallii.

Jos kirjoitat pöytäkirjan mieluummin itse, riittää muutaman rivin pohja:

  • päivämäärä, kellonaika ja työkalu (Zoom, Teams, Meet)
  • osallistujat
  • esityslistan kohdat
  • päätökset
  • tehtävät: kuka tekee mitä mihin mennessä
  • avoimet kohdat ja seuraavan kokouksen aika

Päätöspöytäkirja kirjaa vain sen, mitä päätettiin ja kuka hoitaa mitäkin. Keskustelupöytäkirja kuvaa lisäksi keskustelun kulun. Useimpiin tiimikokouksiin riittää päätöspöytäkirja, ja litterointi antaa aineksia kumpaankin.

Jos pöytäkirjalla on oikeudellinen merkitys (yhdistyksen kokous, yhtiökokous, hallituksen kokous), sen muoto määräytyy elimen sääntöjen mukaan, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen tai työjärjestyksen. Litterointi on hyvä pohja, mutta ei korvaa pöytäkirjaa.

Minne tallenne menee

Puheentunnistuksen hoitaa ElevenLabs (USA). Tallenne päätyy sinne vain käsiteltäväksi. Etusivulla lataamaasi tiedostoa emme tallenna. Omissa muistiinpanoissa tallenne ja litterointi pysyvät tililläsi, kunnes poistat ne. Tarkemmat tiedot ovat tietosuojaselosteessa.